Jednym z podstawowych obowiązków formalnych pracodawcy jest prawidłowe i chronologiczne prowadzenie akt osobowych dla każdego pracownika. Ustanawia go rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Obowiązek prowadzenia akt osobowych dotyczy każdego pracodawcy bez względu na liczbę zatrudnionych czy też rodzaj wiążącej strony umowy.
Dokumenty gromadzone w aktach osobowych pracowników dzielimy na trzy odrębne części:
A - dokumenty w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
B - dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
C - związane z ustaniem zatrudnienia.
Przy prowadzeniu akt osobowych pracodawca powinien pamiętać o pewnych zasadach.
Po pierwsze: każda część ma zawierać pełen wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
Po drugie: dokumenty w każdej części układa się w porządku chronologicznym.
Po trzecie: trzeba je ponumerować.
W aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca ma prawo żądać przedłożenia ich oryginałów tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów czy kopii.
Niewypełnianie obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny do 5 tys. zł. Po ustaniu stosunku pracy akta osobowe należy archiwizować jeszcze przez 50 lat. Tak wynika z rozporządzenia ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU nr 167, poz. 1375).
