Jeśli jesteś przedsiębiorcą lub pracodawcą, zapewne wiesz, że z dniem 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie przepisy nowelizacji Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej.
Już wcześniej cześć naszych klientów pytała nas, czy możemy im pomóc przejść procedurę wdrożenia pracy zdalnej w firmie, tak, żeby było „wszystko i szybko”? Nie zastanawialiśmy się długo. Zadaliśmy sobie pytanie: co możemy zrobić, aby pomóc przedsiębiorcom dopełnić wszystkich formalności związanych z pracą zdalną, a potem zabraliśmy się do pracy.
Jakie najistotniejsze pytania stawiają sobie pracodawcy przed wdrożeniem pracy zdalnej?
Z naszych doświadczeń wynika, że trzema głównymi pytaniami stawianymi przez pracodawców są:
- Jak szybko stworzyć potrzebną dokumentację?
- Jak w jasny i jednoznaczny sposób poinformować swoich pracowników o wprowadzonych w firmie zasadach dotyczących pracy zdalnej?
- W jaki sposób ułatwić pracownikom samodzielne przeprowadzenie samooceny stanu BHP zdalnego stanowiska pracy?
Gdy znaliśmy pytania, stworzenie gamy produktów, które byłyby praktycznymi odpowiedziami na nie, okazało się całkiem oczywiste.
Regulamin pracy zdalnej – jasne zasady wykonywania pracy zdalnej.
W jaki sposób poinformować pracowników o nowych zasadach? Jednym z najprostszych rozwiązań jest stworzenie oddzielnego dokumentu, czyli Regulaminu pracy zdalnej. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest to, że tworząc jeden dokument, możemy go udostępniać pracownikom za każdym razem, gdy będzie to potrzebne. Zatem, jakie zapisy powinny znaleźć się w Regulaminie pracy zdalnej?
Według Kodeksu pracy w Regulaminie pracy zdalnej powinny zostać ustalone następujące kwestie:
- Kto podlega pracy zdalnej – określenie grypy pracowników, co jest istotne w przypadku, gdy pracodawca nie umożliwia wykonywania pracy zdalnej wszystkim pracownikom.
- Pokrywanie kosztów – jakie są zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną, w tym kosztów energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych?
- Komunikacja – w jaki sposób powinien odbywać się proces komunikacji między pracodawcą a pracownikiem wykonującym pracę zdalną?
- Kontrola – jakie są zasady kontroli: wykonywanej pracy, zasad BHP, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji?
- Sprzęt – jakie są zasady dotyczące instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych przekazanych przez pracodawcę pracownikowi?
Kierując się tymi wytycznymi oraz w porozumieniu z prawnikiem stworzyliśmy:
- szablon Regulaminu pracy zdalnej – wystarczy go uzupełnić, aby otrzymać gotowy dokument;
- usługę stworzenia Regulaminu pracy zdalnej – idealne rozwiązanie dla tych klientów, którzy są zobowiązani do stworzenia regulaminu, który powinien zawierać indywidualne zapisy.
Jakie jeszcze dokumenty będą potrzebne?
Oceny ryzyka zawodowego dla pracowników wykonujących pracę biurową w trybie zdalnym lub hybrydowym.
Z czego wynika obowiązek wykonania oceny ryzyka zawodowego?
Jak już wspomnieliśmy na początku tego wpisu, z dniem 7 kwietnia 2023 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca zasad pracy zdalnej. W takim przypadku, gdy zmieniają się przepisy, pracodawca ma obowiązek zaktualizować ORZ.
W jakim celu wykonujemy ocenę ryzyka zawodowego?
ORZ wykonujemy w celu zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Ważne jest, aby każdy pracownik był świadomy zagrożeń, jakie mogą mieć miejsce na jego stanowisku pracy oraz wiedział, co powinien zrobić, aby zminimalizować ryzyko ich wystąpienia. W tym konkretnym przypadku chodzi o zapewnienie odpowiednich warunków pracy w domowym otoczeniu.
Co powinna zawierać Karta oceny ryzyka zawodowego dla pracowników biurowych wykonujących pracę zdalną?
Są pewne wspólne elementy, jakie powinny zawierać Karty ORZ, należą do nich:
- charakterystyka stanowiska pracy,
- wykonywane czynności,
- dokumenty odniesienia i źródła informacji,
- zaistniałe wypadki przy pracy i choroby zawodowe na przestrzeni 2022 r.:
- zagrożenia,
- źródło czynnika – przy jakiej pracy występuje,
- możliwy skutek (uraz, pogorszenie stanu zdrowia, choroba),
- działania profilaktyczne obecnie stosowane na stanowisku pracy,
- dodatkowe działania techniczne/organizacyjne, jakie należy podjąć w celu zmniejszenia ryzyka.
Co możemy zaproponować naszym klientom?
Aby ułatwić naszym klientom stworzenie Karty ORZ dla pracowników wykonujących pracę zdalną, przygotowaliśmy odpowiednie szablony, są to:
- ORZ dla pracowników wykonujących wyłącznie pracę zdalną,
- ORZ dla pracowników wykonujących pracę hybrydową.
Obie karty dostępne są w jednym pakiecie. Szczegóły pod przyciskiem:
Jednak samo stworzenie odpowiednich dokumentów nie wystarcza. Każdy pracownik powinien umieć przygotować sobie stanowisko pracy zdalnej oraz umieć go ocenić pod kątem BHP. Jest to konieczne ze względu na to, że pracownicy podejmujący się pracy zdalnej są zobowiązani do podpisania szeregu oświadczeń.
W związku z tym przygotowaliśmy pewne materiały pomocnicze, do których należy:
Prezentacja: Praca zdalna. BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej
Prezentacja została przygotowana w odpowiedzi na pytanie: jak ułatwić pracownikom wykonanie samooceny zdalnego stanowiska pracy pod kątem stanu BHP. Z tego co wiemy od osób, które ją zakupiły, świetnie spełnia swoje zadanie. Z jednej strony zawiera już wszystkie potrzebne informacje, z drugiej jest edytowalna, więc jeśli zajdzie konieczność dopisania indywidualnych punktów, zawsze można to zrobić.
Co dokładnie zawiera prezentacja?
Prezentacja zawiera wiele ważnych informacji i wskazówek, które pomogą pracownikom przygotować swoje miejsce pracy zdalnej w sposób bezpieczny i efektywny.
Wstęp zawiera definicję pracy zdalnej. Następnie skupiamy się na omówieniu sposobów przygotowania stanowiska pracy zdalnej oraz dokonaniu samooceny stanu BHP. Podane są konkretne wskazówki dotyczące identyfikacji zagrożeń w różnych obszarach, takich jak: instalacja elektryczna, droga ewakuacyjna, zagrożenia przeciwpożarowe, oświetlenie, temperatura i wilgotność, hałas, monitor, krzesło, biurko, prawidłowa pozycja podczas pracy, prawidłowa organizacja pracy, praca z laptopem, stres a zdrowie psychiczne, bezpieczeństwo i ochrona informacji.
Na końcu znajdują się też podpowiedzi, dzięki którym pracownicy dowiedzą się, w jaki sposób zniwelować zidentyfikowane zagrożenia, aby zapewnić sobie zdrowe i bezpieczne warunki pracy zdalnej. Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej na temat tej prezentacji, zapraszamy do naszego sklepu:
Pakiet: Gotowi na pracę zdalną.
Wszystkie powyżej opisane produkty można zakupić oddzielnie, ale można również w pakiecie, który oprócz wyżej wymienionych produktów, zawiera również dokument: Informacja zawierająca zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej z wykorzystaniem monitorów ekranowych + lista kontrolna.
Jest to gotowy dokument, który można wręczyć każdemu pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, aby ten mógł zaznajomić się ze wszystkimi zasadami BHP, które dotyczą pracy zdalnej. Dokument jest również doskonałym uzupełnieniem Kart ORZ, dzięki niemu proces tworzenia ORZ jest szybszy i bardziej zrozumiały.
Czy już czujecie się gotowi na wdrożenie pracy zdalnej?
Mamy nadzieję, że dzięki temu wpisowi, będziecie wiedzieli jak zrobić to sprawnie i skutecznie. 🙂